Recuerdo exactamente que trabajaba como digitador en el almacén de una prestigiosa universidad en Bogotá, cuando el relevo de mi jefe inmediato derivó en mi inminente salida del cargo y un traslado más “rebuscado” que programado a otra dependencia de la entidad, esta situación daría comienzo a mi prematura pero versátil carrera en la administración de proyectos. Fue una estadía corta en esta dependencia pero lo suficientemente adecuada para sembrar en mí una predilección por el tema, sin embargo, junto con el universo de nuevos conocimientos también llegaron las malas prácticas que se establecían como el patrón general para la administración de algo que hasta el momento se mostraba como incierto, como algo rodeado de una tiniebla espesa que no permite vislumbrar el comportamiento de las múltiples variables para hacer de un ejercicio básico como la planeación un elemento con credibilidad para la administración exitosa de cualquier proyecto. Pero no todo estaba perdido, ya que si algo había aprendido en la universidad durante mis estudios de pregrado en ingeniería industrial, es que la fijación de un objetivo, la motivación del esfuerzo, la coordinación de las actividades, la asignación de recursos y la construcción de relaciones han sido esenciales en muchas de las organizaciones exitosas del mundo entero, es allí donde surgieron grandes paradigmas administrativos que han revolucionado la gerencia y la eficiencia como el Total Quality Management, el Just in Time, el Kanban, La Planeación Estratégica y claro está los Sistemas de Gestión de Calidad; aunque ellos mismos se promovían como la luz al final del túnel, por un momento me detuve a pensar que estaban muy bien para las organizaciones jerárquicas pero mi atrevida ignorancia me limitaba al escepticismo de pensar que podían ser aplicables a proyectos. Mientras esto sucedía, veía con mucha frecuencia, algunas veces desde lo administrativo y en otras desde lo técnico, como eran despilfarrados los recursos económicos de los proyectos, o como el potencial del recurso humano no se desarrollaba a plenitud en los cargos y actividades adecuadas –¡claro!, cuando se contrataba sin sesgos políticos-, y peor aún, veía como instituciones de relevancia nacional siguen “emproblemadas” en la actualidad por proyectos que no es posible liquidar por las deficiencias en sus informes y productos, fruto de una pésima planeación y administración.
Afortunadamente para cada problema casi siempre existe una solución, la cual se dio como fruto del trabajo y un análisis exhaustivo de diversas prácticas en la gestión de proyectos a nivel mundial, por medio de las cuales se logró disminuir ostensiblemente la incertidumbre que rodea la planeación de los proyectos, IPMA, MML o PMP, han surgido como alternativas para dar solución a diversas preocupaciones que generan las múltiples variables que afectan la realización de los proyectos, esto ha permitido que los resultados de los proyectos que implementan dichas prácticas hayan mostrado avances significativos en eficiencia y eficacia. Para el caso de PMI (Project Management Institute), el reconocimiento que viene ganando a través de su estándar de buenas prácticas en gestión de proyectos es superlativo, el cual ha catapultado al PMI como una entidad con reconocimiento y autoridad internacional en la materia, sin embargo también son muchos los contradictores que la tachan de burocrática. Detengámonos por un instante a analizar tal situación, debo reconocer que mi formación profesional ha grabado en mí, cierto nivel de burocracia dentro de mi ADN administrativo, y digo cierto nivel porque, qué sería de las organizaciones sin el control necesario de sus procesos o qué sería de los procesos sin los registros de medición; en la formación académica, palabras como planeación, presupuesto, supervisión, control, ha determinado el léxico convencional de cualquier administrador con sentido común, por ello, tal vez he visto en el PMBok una herramienta acorde a mis conceptos y que proporciona las herramientas necesarias para ejercer con suficiencia la administración exitosa de cualquier proyecto, pero, ¿es realmente el PMP una herramienta burocrática?, la respuesta es ambivalente, generar la cantidad de documentación que esta exige, para algunos puede traducirse en aseguramiento, para otros simplemente es eso: “Burocracia”, sin embargo, al ser el PMP un “estándar” más que una metodología permite al usuario escoger las unidades de conocimiento que más se amolden a sus necesidades, para que siendo este, el responsable del proyecto sea quien en ultima instancia decida qué implementar y qué no –incluida la documentación-, ahora bien, cuántos de nosotros no nos hemos visto en situaciones poco agradables como desarrollar proyectos con grupos de trabajo impuestos, (¿vino a usted algún recuerdo?) ¿Cuántas veces tuvo usted que lidiar con personas que no cumplían sus expectativas para el desarrollo de roles más exitosos? Desafortunadamente esta es una práctica en nuestro medio más común de lo que creemos, pero aun así, la respuesta de una “burocrática” documentación es la salida, no para asegurar el éxito, pero sí para disminuir la probabilidad del fracaso.
El estado ideal de las cosas lo compone el desarrollar equipos más profesionales, capaces de “autogestionarse” de manera eficiente, que tengan la posibilidad de ser proactivos, de promover el mejoramiento continuo, que formen parte de los equipos por sus capacidades más que por la importancia de sus amistades, personas que sean movidas a dar lo mejor de sí mismos por el deseo al logro de un propósito y no simplemente por el hecho de ganar una “remuneración por servicios prestados”, si este tal vez, utópico estado de cosas fuera posible de alcanzar dentro de nuestra cultura de proyectos, muy probablemente veríamos en el PMP y otros estándares, no una burocracia, sino una herramienta esencial para el logro de objetivos trazados. Para finalizar, quiero compartirles que después de 6 años de trabajar en modelos de proyectos, he tenido la posibilidad de comparar las endémicas prácticas de gestión con sus pésimos resultados versus una administración hipotética bajo este estándar, y los resultados son asombrosos, ¡claro está! sin que este proceso se haya realizado de manera rigurosa, estoy seguro que muchos de mis jefes me hubieran agradecido esta información en su momento, porque seguramente muchas de sus canas, arrugas e incapacidades se hubieran podido evitar.
Ing. Diego Victorino Guzmán
Especialista en Gestión de Proyectos de Ingeniería
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
